上海第二工业大学人物档案管理办法（试行）
第一条 为搞好我校人物档案建设，充分发挥人物档案对学校思想文化建设的价值与作用，依据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》制定本办法。
第二条 本办法所称人物档案，是指在我校工作过的知名学者、党政领导和社会公众人物，一生所形成的具有重要保存价值的文字、音像、实物等材料，是学校档案的重要组成部分。
第三条 人物档案对研究学校发展历史具有重要价值，对大学生思想教育和师德建设具有特殊的价值与作用，是大学文化建设的重要资源。全校各职能部门和相关单位，都要依照本办法，做好人物档案工作。
第四条 建立人物档案的对象主要包括：
（一）我校历任校级党政领导；
（二）我校历任学科带头人；
（三）我校担任全国性学术组织领导职务的知名学者；
（四）我校聘任的教授及客座教授；
（五）我校全国及市党代表、人大代表、政协委员和其他社会知名人士；
（六）我校国家及市级教学名师、劳动模范及先进典型。
（七）著名校友。
第五条 人物档案的建立，由职能部门与业务工作同步进行。校级党政领导、全国及省市党代表的人物档案由校党委组织部负责建立；学科教授的人物档案人事处负责建立；知名学者的人物档案由科研处负责建立，各级政协委员和社会知名人士的人物档案由党委统战部负责建立；教学名师的人物档案由教务处负责建立；劳动模范和先进典型的人物档案由校工会、人事处、宣传处按业务分工负责建立。著名校友由校友会负责建立。
第六条 人物档案的内容主要包括以下材料：
（一）反映人物生活经历及其活动的生平材料。如自传、传记、回忆录、日记、笔记、重要书信、手迹材料等。
（二）反映人物职务和社会活动的材料。如文章、报告、演讲稿、题词、被邀请出席重要会议的通知、代表证等。
（三）反映人物思想面貌的材料。如专著、译著、论文、书画、文学作品等。
（四）反映社会及舆论对人物评介的材料。如纪念性、评述性、介绍性的文字材料和新闻报道等。
（五）与人物有直接关系的材料。如聘书、证书、任命书、委任状、奖章、奖状、证章、纪念品等。
（六）记载人物活动的音像类材料：如反映人物工作和生活的照片、底片、录音带、录像及影片等。
（七）其它类材料和实物：包括有重要保存价值的文件资料及对巳故全宗构成者的悼词、唁函、唁电等。
第七条 人物档案建立与归档工作须遵循如下程序：
（一）由管理工作职能部门确定建立人物档案的人员名单，布置建档对象所在单位负责人员收集档案材料，建立人物档案。
（二）建档对象所在单位分管档案工作的领导向建档对象本人及相关人讲清楚建立人物档案目的，意义和作用，取得本人、家属和各方面的支持与配合。
（三）建档对象所在单位的兼职档案员，按照档案业务要求完成人物档案的具体收集、整理、组卷工作，交与管理工作职能部门，然后由管理工作职能部门统一向学校综合档案室移交。
（四）校综合档案室负责人物档案在收集、整理、组卷过程中的监督、检查和业务指导，并永久保管人物档案。
（五）对人物档案建档后陆续形成的各种材料，由管理工作职能部门及时整理，与年度归档一道向校综合档案室补充归档。
（六）校综合档案室对离退休和已经去世的各类名人，有计划开展档案征集工作，定期向名人本人和其家人，进行人物档案的捐赠、寄存、代管、复制等工作。
第八条 对人物档案整理的规定
1.人物档案以个人为保管全宗，进行分类、组卷、排列、编目。
2.人物档案采用“问题——年代”分类法。具体分类如下：
(1)生平传记
(2)创作
(3)手迹
(4)奖励
(5)社会活动
(6)评价
(7)奖证、证章
(8)音像
(9)其它
第九条 人物档案全部定为永久保管。按照永久性保管的要求，要有防虫、防鼠、防光、防潮、防热、防火等一系列技术性保护措施。
第十条 人物档案的利用，要注意以下问题：
1.根据《档案法》二十一条，即向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对其档案享有优先利用权，并可对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用意见的规定，档案馆要维护人物档案归档人的合法权益。
2.查阅人物档案要履行登记手续，并根据限制利用条件履行不同的手续。
3.人物档案原则上一律不外借，如特殊需要，档案馆可提供复印件。
4.为不影响本人与家庭的使用，档案馆向本人或其家人提供部分必要的复印件或全套目录。
5.查阅人物档案的人员，要注意保护档案原件。
6.校综合档案室定期编制各种检索工具和目录，出版汇编有关材料。
第十一条 本办法自发布之日起执行。
