上海第二工业大学

　　实物类档案管理制度（试行）

　　实物类档案（又称荣誉性实物）是全校档案管理的组成部分，是揭示学校各项教学管理进步和发展面貌的历史凭证，这些实物具有形体直观，形状多样，有较高保存价值的特点。为加强集中统一管理，反映学校全貌，要使这些实物发挥更大作用，特制订本制度。

　　一、实物类档案的归档范围

　　1. 本校接受的国内外名人、党政领导人的题词、签名以及各种类型字画。

　　2. 荣获市级以上评比、竞赛等各种活动中获得的荣誉证书、奖状、奖杯、奖旗、奖章、奖牌等。

　　3. 荣获市级以上科技发明专利证书、科技成果奖证书、奖章等。

　　4. 本校对外活动中互赠的有保存价值的礼品或纪念品。

　　5. 本校举办展示会、大型纪念活动等展品、签到本等展品实物。

　　   二、归档要求

　　1. 实物档案在形成后，保持完好无损应立即向档案部门移交归档。

　　2. 实物档案在移交后，填写移交清单，一式二份，由移交人和档案室各自保存。

　　3. 各种实物档案必须归原件，不准归复印、复制件。

　　4. 实物类档案编号和编目问题。实物分类后，各类应给一个代号，可用两位汉语拼音的首字作为代号。如JZ（奖状）、JB（奖杯）、JP（奖牌）等。实物编目可编分类目录（卡片式、书本式均可），其条目的著录项目应包括：序号、获奖单位、授予部门、荣誉称号、获奖实物种类、获奖时间。各条目按编号顺序排列、各类间预留一定空白页，以便该实物的增加。

　　   三、保管期限

　　重要的为永久，一般的为长期保管。

　　   四、实物档案利用

　　 实物档案一经登记编目后，使用部门可以借出悬挂、展出，在借用期满后即归还档案室保管。

　　附件：

　                                               实物类档案归档范围、保管期限表

　                                                            SW11 综合

　　说明：SW12 ~ SW18以“一物一卷”原则进行立卷。

　　SW12 奖状

　　SW13 专利证书

　　SW14 荣誉证书

　　SW15 奖牌

　　SW16 奖杯

　　SW17 题词、诗画

　　SW18 其他