上海第二工业大学

　　声像类档案管理制度（试行）

　　声像档案是指学校在社会活动中直接形成的，具有保存价值的照片、录音、录像、磁带、光盘、影视片等载体形式的历史记录。

　　为了加强本校声像档案的科学管理，充分发挥声像档案的作用，根据国家对声像档案管理的有关规定和要求，特制订本制度。

　　一、声像档案的归档范围（见附件）

　　 1.反映本校事业发展和历史面貌的声像档案。

　　 2.反映党、国家和省、市级领导人对本校的视察、检查等声像档案。

　　 3.反映本校党、政、工、团等各种活动形成的声像档案。

　　 4.反映各职能部门业务特色的声像档案。

　　 5.反映本校外事工作，对外宣传等各种声像档案。

　　二、声像档案的保管期限和密级

　　按所指示的内容或专题可分为永久、长期和机密、一般。

　　三、声像档案的整理

　　 1.要保持其有机联系，保持声像材料的齐全、完整。

　　 2.录音（像）带、光盘按所揭示的内容或专题进行整理，做到永久、长期分开，机密和一般分开。同一内容或专题分录几盘（张），应视为一个保管单位，录音（像）带、光盘的盒套外要贴上标签，标明标题、作者、录制时间、数量等。

　　 3.一个专题或一个活动形成的内容可组成一个或若干个保管单位，也可把相近的专题或单次活动组成一个保管单位。

　　 4.照片档案每幅或每组照片应有规范的文字说明，说明该照片反映的主要内容，文字说明包括时间、地点、事由、人物、背景、摄影者等六个要素：

　　 （1）时间：指事情发生或事物变化产生的时间和拍摄时间（用阿拉伯数字表示，年、月、日，如2000.3.22）。

　　 （2）地点：指被摄物所在的具体地点。

　　 （3）事由：指照片摄像所反映事件、事物的情由。

　　 （4）人物：指照片摄像上主要人物的姓名、身份

　　 （5）背景：指对揭示照片影像主题具有一定作用的背景

　　 （6）摄像者：指照片的拍摄单位和拍摄人

　　 5.照片档案分类和编号要求

　　（1）底片或数码光盘应单独整理和存放，并编大流水号

　　（2）底片放入底片袋保管，底片袋的右上方应标明底片号，大底片应在药膜面垫衬柔软的中性纸张后缠在卷筒纸芯上，外面用衬纸包装并注明底片号，数码光盘放入光盘档号册保管，并逐级标明底片号。

　　（3）照片号：案卷内照片的顺序号

　　（4）参见号：与本张（组）照片有联系的其他档案的档号

　　（5）照片分类：照片一般分为艺术照片、新闻照片、科技照片。照片分类按照《照片档案管理规定》的规定，在同一全宗内按年代——问题（专题）分类。如2005年，领导活动类、重要会议类、重大活动类、名人活动类、外事活动类、学校建设类等等。

　　四、声像档案的归档要求

　　 1.声像档案是全宗档案的一部分，必须实行集中统一管理，定期（每年年底）向本校（院）的档案管理部门归档。

　　 2.归档的声像材料一般应是原件，要求图像清晰、声音清楚，并加以必要的文字说明。

　　 3.归档时，要按照规定填写移交清单，办理交接手续。

　　 4.归档份数：一般归一份，重要的或利用频繁的可酌情增加份数。

　　附件：

                                              声像类档案归档范围和保管期限

                                                             SX11 综合

　　                                                     SX[12]  综合

　　                                                          SX[12]-1 教学

　　                                                       SX[12]-2 科研

　　                                                        SX[12]-3 外事

　　                                                         SX[12]-4文体

　　                                                     SX[12]-5 校园建筑

　　说明：SX[12]  以“一物一卷”原则进行立卷

　　二级分类号：SX12  照片（含缩微胶片）

　　SX13 录音带

　　SX14 录像带（含影视胶片）

　　SX15 幻灯片

　　SX16 磁盘、胶片

　　SX17 光盘