上海第二工业大学

　　财会类档案管理办法（修订稿）

　　第一章 总则

　　第一条为加强学校财会档案管理，根据《中华人民共和国会计法》、财政部和国家档案局联合颁布的《会计档案管理办法》（财会字[1998]32号）及其他相关规定，结合学校实际，制定本办法。

　　第二条学校财会档案归口学校综合档案室和财务处共同管理。档案室负责对财会档案工作的指导、监督、检查，以及移交学校综合档案室的财会档案的存放、查阅和保管期满财会档案的销毁等工作。财务处负责财会档案的立卷、归档、保管（移交档案室前）、查阅、销毁、鉴定等项工作。

　　第三条学校财务处内部设立财会档案室，指定专人负责财会档案的日常管理。

　　第二章 财会档案的内容

　　第四条学校的会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映学校经济业务的重要史料和证据。财会档案分为四类：会计凭证类、会计账簿类、财务报告类和其他类。

　　第五条会计凭证包括原始凭证、记账凭证。

　　（一）原始凭证是打印制作记账凭证和账簿的原始依据，是重要的会计核算资料。原始凭证包括外来原始凭证和自制原始凭证两种。

　　（二）记账凭证是对经济业务按其性质加以归类，确定会计分录，并据以登记会计账簿的凭证。学校根据会计核算的一般要求和学校的实际情况设置统一、通用的记账凭证。

　　第六条会计账簿有一定格式的账页组成。会计账簿包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。

　　第七条财务报告指用来反映会计实体财务状况和事业发展成果（经营成果）的总结性书面文件，包括会计报表、附表以及财务情况说明书等。

　　第八条其他类财会档案包括银行存款余额调节表，银行对账单，会计科目和项目编码及使用说明，其他应当保存的会计核算专业资料，财会档案移交清册，财会档案保管清册，财会档案销毁清册等。

　　第九条采用电子计算机进行会计核算的，应当保存打印出的纸质财会档案，具备保存条件的，应同时将光盘、磁盘、磁带等作为财会档案保存。

　　第三章 日常管理

　　第十条财务处和学校档案室应统一和规范财会档案的装订、立卷要求。财务处是财会档案的立卷人，对形成的财会档案及时进行整理、装订、立卷和归档。

　　（一）建立合理、科学的会计凭证传递程序，健全各类账簿的记录和保管要求，统一各类财务报告的格式和编报时间，保证财会档案的完整、及时、规范。

　　（二）对各类会计凭证，应每月进行整理和装订。防止凭证的散乱和遗失。作为档案的会计凭证应按照规定的内容填制齐全，审核人员、稽核人员、出纳人员应在办理完审核、复核或收付款手续后在凭证上签名或盖章。

　　（三） 用电算化处理自动生成的账簿，应按月打印出纸质财会档案，也应载明账簿名称及所属年度、管理人员，财务负责人的签章。

　　（四）对各类财务报告，应分别财务报告的性质按照月、季、年度保存。作为财会档案的各类财务报告应加盖单位公章，单位负责人、财务负责人及填报或者编制人应在报告上签章。

　　第十一条当年形成的财会档案，在今年年度终了后，可暂由财务处保管一年，期满之后，应当由财务处编制移交清册，移交校综合档案室统一保管。

　　第十二条财会档案保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限为5年、15年、25年三类。

　　财会档案的保管期限，从当年会计年度终了后的第一天算起。

　　本办法规定的财会档案保管期限为最低保管期限，各类财会档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。

　　第十三条学校以下财会档案应永久保存：

　　（一）学校的年度财务报告（年度决算及文字说明）；

　　（二）学校对外投资的凭证；

　　（三）财会档案保管清册；

　　（四）财会档案销毁清册。

　　第十四条交接财会档案时，交接双方应当按照财会档案移交清册所列的内容逐项交接。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在财会档案移交清册上签名或者盖章。财会档案移交，应当编制财会档案移交清册，列明应当移交的财会档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管的期限、已保管的期限等内容。

　　第十五条已经立卷归档的财会档案，任何人不得私自拆封或抽换。尚未移交给档案室的财会档案，确需拆封重新整理的，经财务处批准后，由财务处派人监督办理；已移交给学校档案室保管的财会档案，原则上应保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，档案室应当会同财务处和经办人员共同拆封整理。

　　第十六条财务处设立财会档案查阅登记簿，记载查阅的时间、目的、查阅的内容及查阅人。财务处对校外单位到本单位查阅财会档案，必须经本单位财务处负责人批准，并在办理查阅、复制登记手续后方可查阅、复制。

　　第十七条财会档案不得外借。如有特殊需要，经校主管财务领导批准，可以提供或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制财会档案的人员，严禁在财会档案上涂画、拆封和抽换。

　　第十八条财务处、档案室定期对财会档案进行清理和鉴定，对保管期满并经鉴定，确无保存价值的财会档案应按照规定程序及时销毁。

　　第十九条保管期满但未结清的债权债务涉及到其他未了事项的原始凭证、记账凭证，不得销毁，应单独抽出立卷，保管到事项完结为止。单独抽出立卷的财会档案，应在财会档案销毁清册和财会档案保管清册中列明。

　　第二十条保管期满的财会档案，除本办法第二十条规定的情形外，可以按照以下程序销毁：

　　（一）由学校档案室会同财务处提出销毁意见，编制财会档案销毁清册，列明销毁财会档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容，由档案室会和财务处负责人、主管财务和档案工作的校长分别在销毁清册上签署意见。

　　（二）销毁财会档案时，由档案室和财务处共同派员监销，监销人在销毁财会档案前，按照财会档案销毁清册所列的内容清点核对所要销毁的财会档案。销毁后，应在财会档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告学校分管财务和档案工作的校长。

　　第二十一条本办法自公布之日起施行。

　　附件：

　　                                          财会类档案归档范围和保管期限表

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