上海第二工业大学

　　精密贵重仪器设备类档案管理办法（修订稿）

　　为了全面贯彻执行《中华人民共和国档案法》和国家教委6号令《普通高等学校档案管理办法》的规定，加强本校大型精密、贵重仪器设备管理，更好地为教学、科研等各项工作服务，特制定本管理办法。

　　一、仪器设备档案管理的职责

　　    1.仪器设备档案是指教学、科研、实训等仪器设备的全套随机技术文件以及论证购置、运输、开箱、安装调试、索赔、使用、维修、调试和报废等管理工作中形成的具有保存价值的各种载体的文件资料。

　　    2.仪器设备档案是高等院校档案的重要组成部分，是设备管理工作的内容之一，仪器设备档案是否完整准确、系统，直接反映了各部门的管理水平。

　　    3.设备管理部门要协调好与设备使用部门的关系，并将档案工作纳入本部门的工作计划之中。

　　    4.设备管理部门设一名兼职档案员，负责仪器设备档案的收集、整理、归档工作。各学院、中心的兼职设备管理人员负责日常仪器设备材料的收集、整理。

　　    5.仪器设备档案由校综合档案室负责统一保管，并对设备管理部门的档案业务进行指导和监督。

　　二、仪器设备档案的建立和归档

　　1.凡是价值在10万元以上（含10万元）的各种国产和国外引进的教学科研、实训设备、均应以项目建立档案。由学校经费购置的设备随机文件资料、由学校档案室保存和提供利用。各学院、中心经费购置的设备随机文件，由各学院、中心自行保存。

　　2. 10万元以下的国产和引进国外教学、科研、实训等仪器设备，也应按项目建立档案，学校经费购置的随机文件资料，由学校设备管理部门保管，由各学校、部门经费购置的设备随机文件，由各学院、部门自行保管。

　　3.校资产管理处，设备供应科、各学院、中心兼职档案员或兼职设备管理人员，对列入学校固定资产的贵重仪器设备，从申请同意购置开始，就要负责收集产生的有关文件材料，并分阶段进行整理、立卷和归档工作。

　　4.仪器设备文件资料应按项目独立立卷，做到每项仪器设备都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

　　5. 10万元以上仪器设备开箱验收时，必须由使用部门、设备管理部门、供货商和档案部门四方人员参加，对开箱验收的情况及时做好记录。随机文件资料应当场由使用部门填写登记表。财务部凭设备验收单报致设备款项。

　　6.校综合档案室负责统一保管应归档的文件材料，并提供利用服务。

　　7. 10万元以上仪器设备的报废和调拨，应向档案部门备案保存，并组织鉴定，确定案卷销毁或随时调出。

　　三、仪器设备档案的归档范围和保管期限（见附件）

　　1. 仪器设备购置申请、报批文件

　　2. 仪器设备报价单、控购单

　　3. 仪器设备合同

　　4. 仪器设备开箱验收单

　　5. 仪器设备使用说明书

　　6. 仪器设备出厂合格证

　　7. 仪器设备器装箱单

　　8. 仪器设备安装调试记录

　　9. 仪器设备维修保养记录

　　10.仪器设备报废、调拨文件

　　11.仪器设备一般为长期保存，特殊情况可随仪器设备使用年限而定

　　四、仪器设备档案的归档时间及份数

　　1.仪器设备档案随机文件在仪器设备开箱时归档，安装调试、维修保养等文件材料，在其形成后及时归档。

　　2.归档份数：一般归档一份，重要的或利用频繁的文件材料可酌情增加份数。

　　五、仪器设备档案的归档手续和要求

　　1.归档的文件材料要完整、准确、系统、签署手续应符合有关规定和要求。

　　2.归档文件材料字迹工整、图面清晰、格式规范。

　　3.归档时履行交接手续，认真填写移交清单。

　　4.归档的文件须遵循形成规律、保持文件材料有机联系，便于保管和提供利用。

　　六、仪器设备档案的保管

　　1.价值在十万元以上的仪器设备档案应由校综合档案室统一保管，需使用时，应办理登记手续，并限期归还。

　　2.价值在五万元以上十万元以下的仪器设备档案由有关部门保管，并将保密档案目录交综合档案室一份备案。

　　七、仪器设备档案的鉴定与销毁

　　仪器设备报废后，该仪器设备的档案应由校鉴定小组鉴定、登记造册、报领导审批后，方可销毁，并由监销人签字存档。 

　　附件：

　                                     精密贵重仪器设备类档案归档范围和保管期限

                                                             SB11 综合

　　                                              SB[12] 仪器设备项目

　　说明：SB[12] 按仪器设备型号设置项目