上海第二工业大学

　　基本建设类档案管理制度（修订稿）

　　为了提高本校基本建设档案（以下简称基建档案）的质量和管理水平，充分发挥基建档案在学校建设中的作用，根据国家教委发布的六号令《普通高等学校档案管理办法》和国家计委、国家档案局联合发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》，结合本校具体情况，特制定本管理办法。

　　一、基建档案管理的职责

　　 1.基建档案是指建设工程自提出、立项、审批、勘察、设计、施工、竣工到交付使用全过程中直接形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、及声像等各种载体形态的文件材料，它是对工程项目进行检查、维修、管理、使用、改建、扩建的依据和凭证。

　　 2.基建档案由校综合档案室负责统一保管，并对基建部门收集的建设项目文件材料进行归档业务指导和监督。

　　 3.基建部门必须把基建档案工作纳入本部门的工作计划、管理制度和基建人员岗位职责范围之中，加强领导和管理，确保归档的基建文件材料完整、准确、系统和使用安全。

　　二、基建档案的建立和归档

　　1.基建部门是基本建设文件材料的形成、汇总部门，要对各阶段建档工作实施有效监督。基建档案要与其他各项工作实行“四同步”，即在布置、检查、总结、验收基建工作的同时，布置、检查、总结、验收基建档案。

　　2.前期准备阶段

　　（1）基建部门应明确一名技术负责人分管建档工作，指定有责任心懂专业技术的兼职档案员具体从事建设项目的提出、立项、审批、勘察、设计等文件材料的收集整理，做好预立卷工作。

　　（2）落实编制基建档案的费用

　　3.设计、施工阶段

　　（1）具体收集整理随着施工过程的进展同步形成各时间节点的文件材料，收集整理本着“谁做谁负责收集整理”的原则，建设、施工、监理单位根据合同中各自承担的工作内容、范围和职责，分别进行收集、整理、组卷。

　　（2）建设单位负责收集整理设计过程中形成的文件材料，并督促设计单位及时整理移交应由建设单位保存的各类文件材料。

　　（3）监理单位负责收集、整理监理过程中形成的文件材料，并重点做好对施工单位所形成的施工文件材料进行检查审核、会签是否与工程质量一致。

　　（4）各施工单位负责收集、分类、汇总、整理施工过程中形成的文件材料及竣工图的编制。

　　4.竣工验收阶段

　　（1）按合同审查并验收建设单位、施工单位、监理单位提交的建设项目中产生的各种形态的文件材料和各类图纸（设计图纸、竣工图纸等）。

　　（2）整理汇总整个建设项目档案。

　　（3）接受上级及有关业务主管档案部门的档案验收。

　　5.学校综合档案室应和基建部门密切配合，随时了解基建项目主要工程进度，督促兼职档案员做好文件材料的积累工作。

　　6.案卷质量要求

　　（1）归档的底图，格式按国家制图标准，字、图清晰，用纸优良。

　　（2）文件整理按教育部（93）42号《高等学校知道工作规范》及中华人民共和国档案行业标准DA/22-2000归档文件整理规则进行。

　　7.基建档案的验收与归档

　　（1）对基建档案的验收应在基建项目进行验收前完成，对归档不完整，组卷不符合要求，基建部门应负责予以补正。

　　（2）基建档案归档时间为该基建项目竣工验收后三个月归档，变更情况随时归档。

　　（3）新基建项目归档案卷应有三套，一套移交给上级业务主管部门，一套归入综合档案室保存，一套交由物业管理部门供维修保养用。零星修缮项目档案原则上只归综合档案室存有。

　　（4）档案移交手续按规定内容填写，移交目录一式三份。

　　三、归档范围及保管期限（见附表）

　　 1.基建工作管理性文件材料；

　　 2.基建项目立项申请、审批文件；

　　 3.设计文件材料；

　　 4.施工技术文件；

　　 5.竣工验收文件；

　　 6.工程预决算及审批材料；

　　 7.根据其内容的性质，可分为永久、长期和短期。

　　四、归档手续和要求

　　 1.归档的文件材料要完整、准确、系统，签署手续应符合有关规范和要求；

　　 2.归档文件材料字迹要工整、图面清晰（必须是新蓝图），格式规范；

　　 3.归档时要履行交接手续，认真填写移交清册，一式二份，交接方各执一份；

　　 4.归档的文件材料必须按各阶段文件材料的形成规律排列，保持文件材料之间有机联系，便于保管和提供利用；

　　 5.基建文件材料修改之处，必须填写变更通知单，完备批准手续；

　　 6.归档蓝图、规格必须符合国家标准，字、图清晰，用纸优良、规格统一用A4纸，竣工图必须编制准确， 签署手续完备。

　　五、修缮项目及零星项目

　　修缮项目及零星项目可按项目应产生文件材料归档，但属隐蔽工程水、电、气管道修改必须在原蓝图上进行修改。

　　附表：

                                     基本建设类档案归档范围和保管期限

                                                       JJ11 综合

　　                                         JJ[12]-1 基建项目立项阶段

　　                                             JJ[12]-2 设计技术阶段

　　                                               JJ[12]-3 施工技术阶段

　　（续前表）

　　                                             JJ[12]-4 竣工验收阶段

　　说明：JJ[12] 按单项工程设置类目