上海第二工业大学

　　党群类、行政管理类档案管理办法（修订稿）

　　文书档案是记述和反映本校管理工作中直接形成的文件材料，根据国家档案局有关文书档案管理规范，结合本校实际情况，特制定本制度。

　　一、归档范围和保管期限（详见附件）

　　（一）上级机关的文件材料

　　1.上级机关召开的重要贯彻执行的会议重要文件材料；

　　2.上级机关颁发的属于本校教学工作业务需要执行的文件材料；

　　3.上级领导视察、检查学校工作时的重要指示、讲话、题词等文件材料。

　　（二）本校形成的文件材料

　　   1.党群工作

　　本校党委、纪检、组织、宣传、统战、工会、妇委、团委等组织，召开各种重要会议文件、讲话稿、年度工作计划、总结、干部任免处理工作决议、决定、年报、获奖、评比组织、改选的结果与批复等文件材料。

　　 2.行政管理

　　（1）本校行政召开各种工作会议记录、工作计划、总结、重要人民来信、调查报告、管理制度、历史沿革、大事记、合同、协议、学术活动、校史、校友、校庆和对外印发、转发属业务要执行等文件材料；

　　（2）各部门的年度计划、总结及下发各类文件材料与有保存价值的文件材料；

　　（3）人事保卫：有关人事、劳资、人员编制、劳资材料、离退休人员名单、待遇、干部任免、教职工录用、调配、培训、评聘用技术人员职称、教职工工资调整、转定级、社会保障等情况调查、处分、治安保卫、消防安全等文件材料；

　　（4）监察审计：本校监察、审计形成的规章制度、工作计划、总结、调查报告、统计报表等文件材料；

　　（5）总务后勤：房屋管理、防汛、爱国卫生、公费医疗、教职工保健工作、伙食、绿化工作文件材料；

　　（6）档案图书：工作计划、总结、发展规划、统计年报、与校外交流合作、档案室介绍等文件材料；

　　（7）资产管理、科研、外事、教务、学生等部门形成的文件材料参见其它档案管理制度。

　　二、不归档文件材料的范围

　　（一）上级机关发来的文件材料

　　   1.任免、奖惩非本校工作人员的文件

　　   2.发来供参考的、不办的文件

　　   3.征求意见未定稿的文件

　　（二）本校文件材料

　　   1.重份文件；

　　   2.一般事务性、临时性无参考价值的文件；

　　   3.未经会议讨论、未经领导审阅签发的文件草稿；

　　   4.从正式文件等上摘录的供工作参阅的非证明材料；

　　   5.一般性建议、意见的人民来信；

　　   6.联系工作的一般介绍信、便条、证明信、文件催办信、签发单等；

　　   7.一般性的学习性会议、座谈会议记录及个人工作、学习笔记本等；

　　   8.为参考目的从各方面收集来的文件材料。

　　三、归档时间及份数

　　 1.归档时间：各部门在第二年六月底前整理完毕，向档案部门移交归档；

　　 2.归档份数：一般归档一份，重要的或利用频繁的文件材料，可酌情增加份数。

　　四、归档手续和要求

　　 1.归档的各类文件材料，应由文书处理部门或有关业务部门整理立卷，经档案部门审核验收通过后，方可办理移交手续归档；

　　2.归档的文件材料，应遵循文件形成规律和特点，保持文件材料之间有机联系，便于保管和利用；

　　3.归档的文件材料，必须齐全、完整、系统、书写材料耐久、字迹工整、格式统一、装订整齐、案卷格式应符合规范要求；

　　4.归档各类文件材料，签署手续应齐全，并符合规范要求；

　　5.归档时必须履行交接手续，认真填写移交清单，一式二份，交接方各留一份。