上海第二工业大学

　　部门预立卷和归档制度（试行）

　　按《上海市档案条例》中对文书或业务部门负责归档文件材料的收集、整理、立卷并向档案部门移交的要求，结合本校的实际状况，实施文书和各有关部门归档文件材料的预立卷制度，并作为各部门年终考核内容之一。为便于此项工作的顺利开展，特制定本制度。

　　一、总则

　　实行归档文件材料在形成部门预立卷，能充分发挥文书部门和业务部门熟悉文件材料形成与处理来龙去脉的优越性，有利于防止文件材料散失；有利于提高归档工作的质量和效率，有利于文件材料平时的查找和保管，最终使归档文件材料达到完整、准确和系统的目的。

　　二、归档文件材料的平时收集

　　1.文书、业务部门工作人员当文件处理完毕后，应及时向本部门兼职档案人员移交。

　　2.各部门兼职档案人员应根据本部门归档类目条款名称，为每一条款准备一个卷夹。将接受的文件归入有关卷夹内分类保管，并登记在电子文件登记簿上，以备查找。

　　三、归档文件的质量要求

　　1.接收归档的文件必须是原件，签发稿手续要完备，落款及日期无遗漏，并盖有公章，发文号不能重复。

　　2. 文件的起草、修改、核稿、签发，批示等都应使用蓝黑墨水或墨汁书写，不能采用铅笔或圆珠笔。文件的拟稿和缮印一律用A4纸。

　　3. 传真件要进行复印，领导签发内容须签发在复印件上。

　　4. 归档文件材料的完整性（即成套性，如：由请示必须有批复等）和准确性。

　　5. 文件用纸应统一规格，字迹要端正。

　　6. 归档文件必须符合《上海第二工业大学公文处理办法》中有关格式、排版规定。（参见2002年9月7日发沪二工大办[2002]57号《关于印发〈上海第二工业大学行政公文处理办法〉的通知》）

　　四、对归档文件材料的整理和预立卷的程序

　　在每年年度，各部门兼职档案员应对本部门年度归档的文件材料进行分类、整理、预立卷。

　　1.区分文件的保管期限。

　　不同保管期限的归档文件应分开立卷。按档案利用的大小分为永久、长期和短期三种。（参见归档范围中保管期限表）

　　2. 对绝密、机密、秘密不同密级的归档文件，应分开独立组卷。

　　3.归档文件的分类组卷方法。

　　归档的案卷是一组密切、有机联系的文件组合。一般以问题为主，参照文件的作者、名称、时间、收发文机关及地区特征，把同一问题的文件组成一卷，即“一事一卷”。

　　4.卷内文件的排列。

　　应按照文件的重要程序排列，结论性文件在前，过程文件在后；批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；打印件在前，原稿在后。此外，卷内文件还应按照文件时间的顺序排列。

　　5.对写成年度及针对内容年度不一致的归档文件立卷时间的处理原则。

　（1）当年度写成的文件，此年年初批准或发布的，放在批准、通过的年度立卷。

　（2）年度计划、总结、报表、预算等放在针对年度；跨年度或多年度的放在最后的年度立卷。

　（3）计划与总结写在一起的文件，应按文件内容的主次和中心来确定。

　（4）跨年度处理完毕的文件，可放在办理结束或结案的一年立卷。

　（5）跨年度的请示与批复，来文与复文，一般按批复或复文时间立卷。

　（6）批准或转发文件，应按批准、转发时间立卷。被批转的文件原件在拟稿人单位的，仍按原来文件的写成年度立卷。

　（7）纪念性和回顾性文件，放在写成年度立卷。

　　6.预立卷经档案部门专职人员复核后，在文件材料上编页号，填写卷内文件目录。

　　7.由各部门兼职档案员填写档案预立卷移交目录。

　　五、预立卷的移交归档

　　1.归档时间：各部门应在第二年上半年向档案部门移交归档。

　　2. 移交目录一式二份，一份由归档部门保存，一份交档案部门保存，经清点无误后，双方在移交目录上签字。至此，预立卷归档工作完成。

　　六、档案部门管理职责

　　在业务上要多加指导，严格把关，以保证归档工作的质量。