各机关职能部门，各教学单位、直属部门、科研机构、群众组织：

根据《高等学校档案管理办法》的要求，为做好2021年度档案归档整理工作，确保档案及时、完整、规范地归档，现将有关事项通知如下：

一、归档范围

各部门在2021年度工作中形成的具有保存和利用价值的各种文字、图片、声像等文件材料，包括党群、行政、教学、科研、设备、财会、基建、外事、出版、声像、实物等门类档案。

二、归档时间

2021年度产生的各类档案经整理后在9月30日之前交到档案馆进行相关检查，经检查合格后，于10月15日之前完成档案管理系统录入工作，并将档案材料移交档案馆保存。

三、归档要求

1、档案工作作为我校各部门年度考核的必要条件之一，请各部门分管领导要重视各类档案材料的归档工作，督促档案员做好本部门档案归档工作，以防漏归，确保文件材料归档的规范、完整、齐全。

2、归档的文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，要求完整、准确、系统收集归档，档案员要认真做好档案管理系统中档案数据的录入和校对工作，确保档案信息完整无误后，经档案馆检查、核对后方可按有关要求移交归档。

3、归档文件材料必须为加盖公章的原件，要求字迹清晰，干净整洁，无圈画修改；确实无原件的复印件，字迹要清晰，并加盖公章；请勿在档案原件上作任何标记。

4、在归档纸质档案材料的同时，但凡有电子版的档案材料（PDF格式）一并上传至档案管理系统。

5、在归档过程中如有疑问，请及时与档案馆联系。

联系人：许昉、裘丽

联系电话：50214596

                                                                                                                    上海第二工业大学档案馆

                                                                                                                            2022年8月29日