上海第二工业大学档案馆涉密档案管理办法（试行）
第一章 总则
第一条 为了加强对涉密档案的管理，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》、《国家秘密保密期限的规定》、《档案工作中国家秘密及密级具体范围的规定》，结合学校档案馆保密工作实际，制定本办法。
第二条 本办法所指的涉密档案分为国家秘密档案和内部档案两类。国家秘密档案是指在学校档案中，涉及国家安全与利益，依照法定的程序确定，在一定时间内仅限一定的人知悉，且已保存在学校档案馆或有关部门的档案。
内部档案是指在学校档案中，涉及学校党政管理或科技工作中暂时不宜公开的事项或材料，经一定的程序确定，在一定的时间内仅限一定的人知悉，且已保存在学校档案馆或有关部门的档案。
第三条 按照既确保国家秘密安全和学校利益不受损害，又便于档案利用的原则，对涉密档案的范围作如下划分：
上级机关下发的文件中已标明密级的文件（包括国防军工的重大科研、生产项目），按原文所定密级管理；
由中央和国家机关有关业务部门规定保密的材料，按规定所定密级管理；
学校有关部门形成的文件材料，按定密程序确定密级，经学校保密委员会批准的，按批准所定密级管理；
不属于上述三种情况，但在一定时间内又不宜对外公开的档案，由有关部门或人员提出书面要求，并经本单位负责人审定同意的，按内部档案管理。
第四条 涉密档案保密期限按绝密、机密、秘密和内部档案划分分别为30年、20年、10年和5年，到期后自行解密。密级和保密期限需要变更的，由涉密档案形成部门提出申请，经原定密部门批准后，将申请与批准文件交档案馆，档案馆按新规定的密级和保密期限管理。
第二章 涉密档案的接收
第五条 档案馆负责全校涉密档案业务工作的指导和督促，并将整理完毕的涉密档案接收进馆。校内各单位涉密人员负责本单位涉密文件材料的收集、整理、立卷工作，并按规定时间向档案馆移交。移交时间为：
党政文件类涉密档案在次年的六月底前移交；
教学类涉密档案在次学年寒假前移交；
科研、基建类涉密档案在项目完成后三个月内移交。
第六条 涉密档案的接收必须办理交接手续，由移交人如实填写《上海第二工业大学涉密档案移交清册》，接收人核对无误后，双方签字盖章。
第三章 涉密档案的保管
第七条 涉密档案实行专人管理、专门的电脑存储、专门的密码柜存放。库房条件必须符合上级涉密主管部门对保存绝密级档案的各项要求。涉密档案入库时须填写《上海第二工业大学涉密档案入库登记表》。
存放、使用涉密计算机的环境要求：
（1）涉密场所必须采取安全防护措施，涉密计算机存放地点必须安装防盗门窗。
（2）涉密计算机应尽可能放置在独立房间；确受条件所限，需要与非涉密计算机共用房间的，应尽可能不与连接互联网的非涉密计算机放置在同一房间；涉密计算机应当远离互联网及其它公共信息网络接口。
（3）涉密计算机与非涉密计算机不得放置在同一个金属平台上。
（4）涉密计算机主机与非涉密计算机之间的直线距离，应符合有关保密规定。
（5）涉密计算机电磁辐射必须符合国家保密标准，辐射超过限值的，必须安装防辐射干扰器。涉密计算机必须使用具有滤波功能的电源插座。
（6）应妥善摆放涉密计算机，使其在工作时他人不易看见屏幕内容；涉密计算机屏幕不得正对向门口、窗口；如果朝向门口、窗口，要采取相应的保密措施。
（7）涉密计算机不得连接公共网络。
（8）涉密计算机不得连接手机、IPAD、MP3、数码相机、摄像机、扫描仪、电子书等非涉密设备。
（9）涉密计算机（含便携式计算机）不得使用无线互联设备。具有无线互联功能的硬件模块应在使用前拆除。
（10）涉密计算机及同房间的非涉密计算机不得使用音频视频输入装置。
（11）进入使用涉密计算机的场所不得使用无线通信设备。
第八条 库房责任人应按照《上海第二工业大学档案库房管理制度（试行）》相关要求做好库房的各项日常管理工作，确保涉密档案的安全。
第四章 涉密档案的利用
第九条 利用涉密档案必须履行申报、审批手续。利用者填写《上海第二工业大学档案馆涉密档案资料查询申请表》，报有关部门审批，由涉密人员查(借)阅。
利用秘密级档案的，利用者提出申请，由本单位负责人签字，经档案形成部门负责人审核，报档案馆负责人审批；利用机密级及以上档案的，除履行上述程序外，还须经校保密委员会办公室审批。
非涉密人员不得查(借)阅涉密档案。
第十条 利用涉密档案须履行查(借)阅登记手续，利用者须如实填写《上海第二工业大学档案馆涉密档案资料利用登记表》以备案。
第十一条 涉密档案查阅必须在指定阅览室进行，利用者应自觉遵守保密制度，严禁对涉密档案进行涂改、勾画、剪裁、抽页、折叠、拆散、撕毁、拍照及录像。
第十二条 需摘抄、复制涉密档案的，应向档案管理人员申请，填写《上海第二工业大学档案馆涉密档案资料复制申请表》，按本办法第九条规定报有关部门审批。复制、摘抄的涉密档案应严格按涉密载体保密管理相关规定进行管理。
第十三条 涉密档案原则上不外借，确因工作需要借阅的，须按本办法第九条规定进行审批。
涉密档案外借时，需押存借阅人有效证件。涉密档案借出时间一般不得超过1周，到期未归还的，档案馆填发《上海第二工业大学档案馆涉密档案资料催还通知单》，借阅者收到催还通知单3日内必须归还档案或办理续借手续。
绝密级档案一律不外借。
第十四条 借出涉密档案时，借阅人应按涉密载体保密管理相关规定妥善保管，不得毁坏、丢失。对造成不良后果的应追究当事者的责任，造成泄密的将依法追究法律责任。
第五章 涉密档案的销毁
第十五条 经鉴定应销毁的涉密档案须履行清点、登记手续，并报学校主管领导批准。
第十六条 销毁涉密档案须到上级保密管理部门指定的单位销毁，并由档案馆指派两人以上押运和监销。
第六章 附则
第十七条 本办法由图书馆（档案馆）负责解释。
第十八条 本办法自公布之日起施行。
