上海第二工业大学会计档案管理办法

第一章    总则

第一条 为加强学校会计档案管理，根据《中华人民共和国会计法》、财政部和国家档案局联合颁布的《会计档案管理办法》（财会字[1998]32号）及其他相关规定，结合学校实际，制定本办法。

第二条 学校会计档案归口档案室和财务处共同管理。档案室负责对会计档案工作的指导、监督、检查，以及移交档案室的会计档案的存放、查阅和保管期满会计档案的销毁等工作。财务处负责会计档案的立卷、归档、保管（移交档案室前）、查阅、销毁等项工作。

第三条 学校财务处内部设立会计档案室，指定专人负责会计档案的日常管理。

第二章    会计档案的内容

第四条 学校的会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映学校经济业务的重要史料和证据。会计档案分为四类：会计凭证类、会计账簿类、财务报告类和其他类。 

第五条会计凭证包括原始凭证、记账凭证。

（一）原始凭证是打印制作记账凭证和账簿的原始依据，是重要的会计核算资料。原始凭证包括外来原始凭证和自制原始凭证两种。

（二）记账凭证是对经济业务按其性质加以归类，确定会计分录，并据以登记会计账簿的凭证。学校根据会计核算的一般要求和学校的实际情况设置统一、通用的记账凭证。

第六条会计账簿有一定格式的账页组成。会计账簿包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。

第七条 财务报告指用来反映会计实体财务状况和事业发展成果（经营成果）的总结性书面文件，包括会计报表、附表以及财务情况说明书等。

第八条 其他类会计档案包括银行存款余额调节表，银行对账单，会计科目和项目编码及使用说明，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册等。

第九条 采用电子计算机进行会计核算的，应当保存打印出的纸质会计档案，具备保存条件的，应同时将光盘、磁盘、磁带等作为会计档案保存。

第十条 以下与财务会计核算相关的文件材料，应当执行文书档案管理规定，不作为会计档案管理：

（1）学校年度财务预算；

（2）学校财务预算执行及考核情况；

（3）学校对外投资的文件及相关投资证明；

（4）学校年度收入分配的相关文件及资料；

（5）学校基本建设和维修工程的施工合同；

（6）各类审计决定、报告及意见；

（7）国家及学校各项财务规章制度。

第三章    日常管理

第十一条财务处和学校档案室应统一和规范会计档案的装订、立卷要求。财务处是会计档案的立卷人，对形成的会计档案及时进行整理、装订、立卷和归档。

（一）建立合理、科学的会计凭证传递程序，健全各类账簿的记录和保管要求，统一各类财务报告的格式和编报时间，保证会计档案的完整、及时、规范。

（二）对各类会计凭证，应每月进行整理和装订。防止凭证的散乱和遗失。作为档案的会计凭证应按照规定的内容填制齐全，审核人员、稽核人员、出纳人员应在办理完审核、复核或收付款手续后在凭证上签名或盖章。

（三）用电算化处理自动生成的账簿，应按月打印出纸质会计档案，也应载明账簿名称及所属年度、管理人员，财务负责人的签章。

（四）对各类财务报告，应分别财务报告的性质按照月、季、年度保存。作为会计档案的各类财务报告应加盖单位公章，单位负责人、财务负责人及填报或者编制人应在报告上签章。

第十二条 为方便会计档案的查阅和利用，近3年形成的的会计凭证、财务报告、会计账簿以及其他会计档案暂由财务处保管。超过上述年限，但尚不够销毁年限的各类会计档案，将及时移交学校档案室保管。

第十三条 会计档案保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限为10年、30年二类。

会计档案的保管期限，从当年会计年度终了后的第一天算起。

本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。

第十四条 学校以下会计档案应永久保存：

（一）学校的年度财务报告（年度决算及文字说明）；

（二）学校对外投资的凭证；

（三）部门决算；

（四）会计档案保管清册；

（五）会计档案销毁清册。

第十五条交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列的内容逐项交接。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。

会计档案移交，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管的期限、已保管的期限等内容。

第十六条 已经立卷归档的会计档案，任何人不得私自拆封或抽换。尚未移交给档案室的会计档案，确需拆封重新整理的，经财务处批准后，由财务处派人监督办理；已移交给学校档案室保管的会计档案，原则上应保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，档案室应当会同财务处和经办人员共同拆封整理。

第十七条财务处设立会计档案查阅登记簿，记载查阅的时间、目的、查阅的内容及查阅人。财务处对校外单位到本单位查阅会计档案，必须经本单位财务处负责人批准，并在办理查阅、复制登记手续后方可查阅、复制。

第十八条 财务处保存的会计档案原则上不得外借。如有特殊需要，尚未移交档案室的，经财务处负责人批准；已移交档案室的，经财务处负责人和档案室负责人批准，方可办理借阅登记手续，并要限期归还。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

第十九条 财务处、档案室定期对会计档案进行清理和鉴定，对保管期满并经鉴定，确无保存价值的会计档案应按照规定程序及时销毁。

第二十条 保管期满但未结清的债权债务涉及到其他未了事项的原始凭证、记账凭证，不得销毁，应单独抽出立卷，保管到事项完结为止。单独抽出立卷的会计档案，应在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第二十一条 保管期满的会计档案，除本办法第二十条规定的情形外，可以按照以下程序销毁：

（一）由学校档案室会同财务处提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容，由档案室会和财务处负责人、主管财务和档案工作的校长分别在销毁清册上签署意见。

（二）销毁会计档案时，由档案室和财务处共同派员监销，监销人在销毁会计档案前，按照会计档案销毁清册所列的内容清点核对所要销毁的会计档案。销毁后，应在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告学校分管财务和档案工作的校长。

第二十二条本办法自公布之日起施行。

附表            上海第二工业大学会计档案保管期限表

电算化会计档案管理办法

1.电算化会计档案管理是重要的会计基础工作，要严格按照财政部有关会计档案管理规定的要求，对计算机会计档案进行管理，由专人负责。

2.电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据、以其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据，指记账凭证、会计账簿、会计报表、要分别装订、立卷、编号、编造清册归档。做到妥善保管，存放有序，查找方便。同时要严格安全和保密制度，严防毁损，失散和泄密。

3.电算化会计档案要做好防磁、防火、防潮和防尘工作。重要的会计档案应准备双份，存放在二个不同地点。

4.采用磁性介质保存会计档案，要定期进行检查，定期进行复制。防止由于磁性介质损坏，使会计档案丢失。

5.采用计算机代替手工记账的会计凭证、会计账簿、会计报表等会计档案保管期限按照《会计档案管理办法》的规定执行。